PressTeam 2.0. La nueva versión del programa para intranets corporativas es la única aplicación destinada a los departamentos de prensa y los gabinetes de comunicación que gestionan las relaciones informativas de las empresas con los medios de información.

PressTeam 2.0 integra en una única aplicación colaborativa la gestión documental de información y mensajería; la difusión a los medios de notas de prensa, artículos, entrevistas, etc., y la gestión de estos envíos a través de e-mail, fax o correo postal.

PressTeam 2.0 permite a las organizaciones trabajar en equipo y gestionar de una manera eficaz, cómoda y rápida, todas sus actividades relacionadas con la comunicación con los medios. Su desarrollo sobre la plataforma Lotus Notes asegura la disponibilidad de un sistema de mensajería electrónica integrado y una base de datos para la gestión y consulta por toda la organización.

PressTeam 2.0 categoriza las diversas actividades relacionadas con la difusión de información a los medios en tareas que organizan el trabajo según se trate de entrevistas, notas de prensa, columnas, artículos, asuntos internos, tareas urgentes o envíos de información o productos. Estas tareas se pueden ordenar y consultar por tipos, por actividades, por estatus (pendiente, en redacción, en seguimiento, a repartir, etc.) o por persona asignada, permitiendo la creación de flujos de trabajo.

PressTeam 2.0 permite la gestión de los envíos de las notas de prensa por fax, e-mail o por correo ordinario, la creación de etiquetas de envío para los repartos por correo, según el tipo de periodistas o el tipo de medio, y su envío masivo o personal a través del sistema de correo electrónico de la propia aplicación integrado con el correo Internet

PressTeam 2.0 permite almacenar los datos de periodistas, colaboradores, proveedores, clientes, etc., y de sus respectivas empresas, presentando sus fichas en diversas vistas y agrupaciones. Estos documentos personales contienen botones para el acceso rápido a tareas pendientes (envíos de información, entrevistas, etc.) con estos profesionales.

PressTeam 2.0, cuenta con cuatro nuevos módulos de trabajo que aumentan la funcionalidad de la aplicación para la gestión del trabajo integral de la empresa o departamento de relaciones con la prensa.

El módulo de gestión de plantillas de documentos para la creación de notas de prensa permite la creación de nuevos documentos a partir de plantillas personalizadas, con lo que se simplifica el proceso de redacción, ganando en tiempo y eficacia.

Para la gestión de los recortes de prensa, clipping y su compilación dentro de la misma aplicación, PressTeam incorpora una completa base de datos documental para almacenar de forma lógica y ordenada información electrónica que se puede consultar por fecha de publicación, medio o contenido.

PressTeam 2.0 cuenta con una nueva biblioteca de datos y citas reutilizables o de uso continuo para su utilización como documentación de soporte.

El histórico de tareas es la base de datos para el almacenamiento de las tareas no vigentes o finalizadas, donde se guardan éstas para su consulta por años y meses.

Requisitos técnicos

PressTeam 2.0 gestiona perfectamente objetos de cualquier procesador de texto sin importar el fabricante, lo que permite trabajar con distintos ficheros, hacer modificaciones sobre ellos y salvarlos en la misma tarea. La aplicación está preparada para el año 2000, se ejecuta bajo cualquier plataforma Windows 98,  Windows 95 o Windows NT y es compatible con la nueva versión 5 de Lotus Domino. Está pensada de manera compatible con el teletrabajo, soportando todos los estándares de seguridad S/MIME, SSL3, encriptación y firma digital.

Configuraciones de la aplicación Press Team 2.0

La aplicación Press Team 2.0 para gestión de gabinetes de prensa consiste en un conjunto de bases de datos de Domino/Notes. Estas bases de datos se instalan en un directorio de un servidor Domino y con la configuración apropiada de accesos se puede obtener un sistema seguro y fiable de control de todas las tareas y documentos asociados con la actividad diaria de un gabinete de prensa.

Configuraciones posibles de la aplicación:

• Un único Servidor con usuarios que acceden mediante red local dentro de la propia organización o acceso remoto.
• Varios Servidores Domino, dentro de la propia organización, a la que acceden usuarios mediante red local o acceso remoto.
• Varios Servidores Domino, de diferentes organizaciones, a los que acceden los usuarios mediante red local o acceso remoto.
• Un Servidor Domino, en Internet, al que acceden usuarios de diferentes organizaciones.
• Un único servidor y usuarios de la propia organización

Esta configuración es una configuración habitual dentro del entorno Domino/Notes ya que es la forma de trabajo habitual con esta aplicación cliente/Servidor.
La aplicación se puede instalar en un servidor compartido con otras aplicaciones Notes o en un servidor departamental específico. No se requieren configuraciones especiales en el servidor.
Para utilizar las posibilidades de integración con el correo Internet, los usuarios deben tener acceso a este sistema de correo mediante su cliente Lotus Notes.
Para utilizar las posibilidades de integración con el servicio de FAX, este debe estar configurado en el propio servidor Notes donde reside la aplicación o en algún otro servidor Notes de la organización.

• Varios servidores y usuarios de la propia organización

La única diferencia con la configuración anterior consiste en que la aplicación puede residir en más de un servidor de la organización mientras los datos son replicados entre los servidores para asegurar su consistencia.

• Varios servidores Domino y usuarios de diferentes organizaciones

Esta configuración permite el trabajo en grupo entre usuarios de diferentes empresas. Mediante esta configuración se puede desarrollar el trabajo del gabinete de prensa en un entorno distribuido. Para que los usuarios de las diferentes organizaciones puedan compartir la información debe establecerse un mecanismo de replicación entre los servidores de cada una de las empresas que intervienen. Los diferentes niveles de acceso que se pueden establecer permiten asegurar el acceso controlado a los datos.

Requerimientos de la aplicación

La aplicación Press Team 2.0 requiere un servidor Domino, que puede ser compartido con otras aplicaciones Domino. Para utilizar las posibilidades de integración con el servicio de FAX, este debe estar configurado en el propio servidor Notes donde reside la aplicación o en algún otro servidor Notes de la organización.

Cada usuario de la aplicación debe disponer de la correspondiente licencia de Lotus Notes Desktop o superior.